Может ли начальник требовать указания его в копиях всех отправляемых по работе электронных писем?

Перечитайте свой трудовой договор и должностную инструкцию, чтобы не остаться без работы из-за одного письма

Может ли начальник требовать указания его в копиях всех отправляемых по работе электронных писем?
Источник: Постановление КС от 26.10.17 № 25-П

Источник: //journal.tinkoff.ru/omg/uvolen-za-pochtu/

Документы, отправленные с помощью электронной почты

Может ли начальник требовать указания его в копиях всех отправляемых по работе электронных писем?

Да, с помощью электронной почты работодатель может давать задания работникам, знакомить их с новыми внутренними документами и уведомлять о каких-то важных для работника и работодателя событиях.

Впоследствии распечатки такой переписки могут стать важным (а иногда и единственным) доказательством в суде при рассмотрении трудового спора.

Для этого можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки. При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.

Если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе).

При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.

), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.

Более подробно о доказательной силе документов, направленных по электронной почте смотрите ниже.

Обоснование

Из рекомендации

ИванаШкловец, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Может ли сотрудник подать заявление об увольнении, написав письмо через корпоративную почту

Это возможно только при наличии электронной подписи.

Законодательство предусматривает единственное требование к оформлению уведомления об увольнении – оно должно быть письменным, то есть не устным (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Кроме того, по общему правилу любое заявление должно непосредственно указывать на заявителя, то есть содержать его подпись.

Электронный документ (сообщение), подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Исходя из указанного, можно сделать вывод, что сотрудник вправе подать заявление об увольнении по электронной почте в случае, если оно будет удостоверено электронной подписью сотрудника. Порядок и правила применения такой подписи закреплены в Законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

При отсутствии электронной подписи заявление об увольнении, направленное с личного адреса корпоративной почты, не будет иметь юридической силы и не будет являться основанием для прекращения трудового договора.

Из статьи журнала «Юрист компании» № 6, Июнь 2015

Трудовые отношения

Электронная переписка с работниками. Имеют ли доказательственную силу сообщения, направленные по e-mail и смс

Основной вопрос: в компании переписка руководства с работниками часто ведется в электронном виде или через смс-сообщения.

Принимают ли суды такие сообщения в качестве доказательства фактов, имеющих значение для разрешения трудовых споров? К примеру, факта получения работником трудового задания или его ознакомления с локальными нормативными актами и другими документами по трудовым отношениям?

Решение: на сегодняшний день в большинстве случаев суды принимают в качестве доказательств такую переписку. Но для надежности лучше закрепить порядок использования электронной переписки во внутренних документах, а также в трудовых договорах с работниками.

Дарья Бондарчук, шеф-редактор журнала «Юрист компании»

Во многих компаниях переписка с работниками по электронной почте или посредством смс-сообщений уже давно сложившаяся практика.

С помощью таких сообщений работодатель может давать задания работникам, знакомить их с новыми внутренними документами и уведомлять о каких-то важных для работника и работодателя событиях.

Впоследствии распечатки такой переписки могут стать важным (а иногда и единственным) доказательством в суде при рассмотрении трудового спора.

На этот случай лучше подстраховаться заранее. В частности, можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту и читать смс-сообщения, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки. При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.

Организация электронной переписки в рабочих целях

Многим работодателям удобно направлять работникам различные задания, вопросы, а также документы, связанные с текущей работой, по электронной почте, а иногда и в смс-сообщениях или посредством таких сервисов, как Skype, WhatsApp, Viber и др.

Плюсов такой организации работы немало: электронные сообщения позволяют не только оперативно донести до работника необходимую информацию, но еще и подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение — например, служебное задание (за счет того, что сообщения сохраняются у отправителя в папке исходящих). Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе).

При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.

), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.

Во-вторых, не лишним будет предусмотреть в числе обязанностей работников проверять электронную почту с определенной периодичностью (например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены).

В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность.

Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

Пример из практики

Диспетчер на железнодорожном предприятии заступил в ночную смену. При этом еще в дневную смену на общий электронный адрес предприятия поступила заявка на вывод и подачу вагонов (такой порядок отправления заявок по факту действовал на предприятии, но во внутренних документах отражен не был).

Диспетчер эту заявку не выполнил, так как не открывал в свою смену электронную почту и не видел письмо с заявкой. Он ссылался на то, что заявка поступила в смену другого работника, а тот ничего не сообщил (в суде сменщик заявил, что передавал информацию устно).

Поскольку на работника уже было наложено несколько дисциплинарных взысканий, работодатель его уволил (по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Работник с увольнением не согласился и подал иск о восстановлении на работе. Суд в иске отказал.

Он сослался на то, что в должностной инструкции диспетчера фигурировали следующие обязанности: перед вступлением на дежурство диспетчер должен всесторонне изучить обстановку на станции, на подъездных путях.

Для этого он обязан ознакомиться с планом предстоящей работы, имеющимися указаниями и распоряжениями руководства, с наличием и расположением состава на подъездных путях и т. д.

При этом суд принял во внимание, что на предприятии сложилась практика отправления заявок диспетчеру по телефону или электронной почте, то есть в данном случае заявка поступила в стандартной и привычной для работника форме. Поскольку просмотр заявок, отправленных по электронной почте, был необходим для выполнения основной трудовой функции, закрепленной в должностной инструкции (обеспечение четкого и бесперебойного выполнения плана перевозок), суд решил, что работник нарушил трудовую дисциплину и увольнение законно (решение Комсомольского районного суда г. Тольятти Самарской области от 16.04.14 по делу № 2–732/2014).

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).

Nota bene!

Если с работником заключен договор о дистанционной работе, то при взаимодействии с ним по электронной переписке обязательно нужно использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (ст. 312.1 ТК РФ).

Использование электронной переписки по кадровым вопросам

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.

Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте. Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.

Пример из практики

В нарушение принятых в компании внутренних документов (политики безопасности и общих условий трудовой деятельности) работник хранил пароль от компьютера на листке на рабочем столе. За это ему был объявлен выговор.

Затем работник был уволен за превышение полномочий при заключении договоров с заказчиками: он предоставлял необоснованные скидки некоторым из них, не соблюдая внутреннее положение о скидках (по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Работник с увольнением не согласился и подал иск о восстановлении на работе.

Одновременно работодатель подал встречный иск — о взыскании причиненного материального ущерба. Суды отказали в удовлетворении обоих исков. Но при новом рассмотрении дела кассационная инстанция удовлетворила иск работника.

Она обратила внимание на то, что работодатель в нарушение требований Трудового кодекса и политики безопасности не ознакомил работника под роспись с внутренними документами, содержавшими те правила, которые нарушил работник (по всей видимости в политике безопасности было предусмотрено безопасное обращение работников с паролями к компьютерам).

Работодатель лишь отправил этот документ работнику по электронной почте. А второй документ, на нарушение которого ссылался работодатель (общие условия трудовой деятельности), суд вообще не признал допустимым доказательством, поскольку работодатель не смог представить его подлинник в бумажном виде (определение Московского городского суда от 28.03.11 по делу № 33–8257).

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде.

Например, в одном деле банк объявил выговор директору службы безопасности за то, что тот одобрил заемщику кредит, не проверив необходимые сведения о нем. Проверять эти сведения сотрудник был обязан на основании инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса.

Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания. В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной выше инструкцией.

Суд установил, что инструкция высылалась ему по электронной почте с целью ознакомления личного состава подразделения банка и в силу своей должности он был обязан и сам ознакомиться с ее содержанием (это подтверждала выписка из архива электронной переписки).

Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 по делу № 33–1126).

Запрос объяснений.

Источник: //www.glavbukh.ru/hl/196718-qqqm1y17-dokumenty-otpravlennye-s-pomoshchyu-elektronnoy-pochty

20 советов для грамотной электронной переписки

Может ли начальник требовать указания его в копиях всех отправляемых по работе электронных писем?

Общение по электронной почте – это не просто отправка и получение писем. Как и при любом другом общении в переписке нужно соблюдать некоторые правила этикета.

Можно досконально знать все инструменты Outlook и в совершенстве владеть всеми его функциями, но в глазах коллег всё равно прослыть человеком, не умеющим обращаться с электронной почтой.

Исходя из нашего опыта (накопленного за время работы в крупных компаниях самых разных отраслей), мы выделили несколько правил, которые следует соблюдать при электронной переписке, чтобы не усложнять себе жизнь и не бесить коллег 😉

Десять вещей, которые НУЖНО делать:

1) Читайте свои письма перед отправкой. Опечатки, описки и неудачные формулировки точно не прибавят Вам плюсов в карму. А если Вы отвечаете на важное письмо, то перечитать ответ стоит пару-тройку раз.

А если Вы часто вспоминаете о важной ошибке в письме сразу после отправки, то советуем настроить задержку отправки.

И помните, что любое сообщение может оказаться после пересылки у кого угодно (даже надежные коллеги иногда оказываются хитрее, чем мы думаем), поэтому личные темы и сплетни лучше обсуждать другим способом.

2) Старайтесь указывать максимально точную и понятную тему письма. Письмо с темой “Перенос” воспринимается гораздо хуже, чем с темой “FYI: Перенос собрания фин службы на след. неделю“. Конечно, использование префиксов (вроде FYI – For You Information) – это высший пилотаж, но адекватная тема – musthave для любого письма.

Также внимательно следите за темами писем, на которые Вы отвечаете. Если переписка ушла далеко от изначальной темы – следует изменить ее. А когда отправляете свой очередной отчёт путем создания сообщения из старого, не забывайте убирать “RE:” в начале письма. И не отправляйте письма без темы!

3) Пишите максимально чётко и коротко. Не растекайтесь мыслию по древу. Ваши лонгриды никому не нужны в суматохе типичного рабочего дня. Пишите коротко и по существу.

Самое важное пишите в самом начале письма, незначительное – в конце. Часто это позволит получателю обращать внимание на содержимое письма еще в окне предварительного просмотра.

При необходимости – делите текст на абзацы. Каждый новый посыл – новый абзац.

4) Выделяйте важное. Помечайте цветом или жирным шрифтом самые важные моменты. Это помогает получателю правильно расставить акценты и понять Ваш посыл.

Во многих случаях – дает дополнительную мотивацию на скорейший и верный ответ.

Если Вам кажется, что нужно пометить большую часть письма, то либо Вы не умеете выделять важное из общего потока, либо письмо лучше оставить без форматирования.

5) Выделяйте обращения в тексте письма.

Если у письма несколько адресатов, а Вы в тексте обращаетесь к кому-то конкретному, то обязательно выделите обращение (например, имя и отчество) жирным шрифтом или каким-то цветом.

Так человек быстрее поймёт, что Вы обращаетесь именно к нему. Кроме того, если в адресатах два Сергея, а Вы просите о чём то одного из них, то обратитесь по отчеству или фамилии, чтобы не возникло путаницы.

6) Правильно выбирайте адресатов. Разделение на адресатов и “Копию” придумана не просто так. В первую строку ставьте тех, для кого письмо носит первостепенную важность, непосредственных исполнителей, ответственных по вопросу сообщения или тех, кто должен на него ответить.

В копию ставьте тех, кто просто информируется о переписке, контролирует её, не принимая непосредственного участия (например, прямые руководители) или хочет быть в курсе событий. Если адресат не подходит ни в одну группу – не ставьте его в письмо, он явно тут лишний.

Также будьте осторожнее при работе с группами (в них могут присутствовать нежелательные адресаты). И помните про скрытую копию.

7) Когда нужен немедленный ответ – используйте телефон или чат.

Письма, отправленные по электронной почте, могут утонуть в огромном потоке сообщений получателя, ошибочно улететь не в ту папку (привет, неверная настройка правил) или просто остаться не замеченными по причине выключенного Outlook. Если нужно срочно получить ответ – звоните или пишите в час или мессенджер. Как показывает практика, такой способ в разы надежнее.

8) Используйте пометки, напоминания, категории для отправленных писем. Если у Вас действительно много работы, то отправленное по электронной почте поручение вполне может быть забыто.

Хорошо, если получатель всё сделал как надо и ответил Вам. А если нет? Чтобы не забывать про свои же письма, при отправке ставьте на них напоминания или категории.

Лишняя пара секунд, потраченная на это, может помочь избежать серьезных проблем в будущем.

9) Правильно реагируйте на ошибочные рассылки в Ваш адрес. Если к Вам пришло письмо, адресованное не Вам (опечатка в имени получателя или наличие вашего адреса в группе, в которой Вас уже не должно быть), важно предпринять контрмеры. Если проигнорировать сей факт, то вероятность получить новые чужие письма весьма высока.

К тому же, отправитель может не заметить ошибки и будет ждать ответа, которого никогда не дождется. Если Вы знаете, кому адресовано письмо – перешлите его верному получателю, поставив отправителя в копию. Если Вас надо исключить из группы рассылок, то напишите администратору или хозяину группы (чтобы спам-атака прекратилась).

Если Вы перешли на другую должность и десятки писем в день приходится пересылать вашему преемнику – настройте быстрое действие.

10) Уточняйте, на что именно отвечаете. Когда отвечаете на письмо и нужно прокомментировать конкретные пункты, можно выделять ответ и то, на что отвечаете, одинаковым цветом (но избегайте избыточного форматирования).

А можно отвечать прямо в тексте исходного письма, включив автоматическое добавление имени или иного примечания в настройках.

В любом случае, Ваша цель – ответить так, чтобы было понятно, на что именно Вы ответили. Способ подбирайте под собственный вкус и сложившийся в организации стиль переписки. И не удаляйте из письма при ответе то, что писали не Вы.

Десять вещей, которые НЕ НУЖНО делать:

1) Не используйте излишнее форматирование. Не нужно использовать кучу разных цветов, заливок, шрифтов и прочего. Старайтесь избегать курсива и шрифтов вроде Comic Sans MS. Они плохо читаются. Минимализм лучше творческого подхода.

Представления о красоте у всех разные, поэтому Ваше сообщение с заливками, картинками, 3-D фигурами и фоном может кому-то показаться безвкусным и избыточно загроможденным.

И неважно, чей вкус в итоге лучше и кто прав, просто избегайте таких ситуаций.

Кстати, это же касается подписи. Не пытайтесь создать супер-эффектный вариант. Это не всегда уместно. задача подписи – донести до получателя Вашу контактную информацию.

2) Не торопитесь с ответом. Не старайтесь мгновенно отвечать на сообщения. Лучше дать себе время на обдумывание и немного разочаровать отправителя письма отсутствием мгновенного ответа, чем поторопиться и крупно облажаться.

Если письмо уж очень важное, можете ответить, что обдумываете его. Так отправитель будет уверен, что сообщение получено и взято в работу и, возможно, не станет Вас торопить. И никогда не пишите в момент эмоционального всплеска (в приступах гнева или бурной радости).

Остыньте и подойдите к делу с холодной головой.

3) Не ставьте босса во все сообщения подряд. Совет по большей части для новичков. Научитесь определять, где нужно поставить в копию непосредственного начальника, а где это не так, чтобы обязательно.

Можете обсудить это с руководителем, чтобы не терроризировать его спамом. Ну и в личных целях это применять крайне полезно.

Этот навык хорошо развит у опытных сотрудников, а новичкам стоит его освоить как можно быстрее.

4) Не напоминайте о необходимости ответа ранее, чем через сутки. Не стоит засыпать коллегу требованиями быстрее ответить на письмо. Возможно, он его еще не видел. А возможно, ему некогда и Ваша настойчивость вызовет в нем стойкое желание затянуть сроки по максимуму. Если дело не терпит отлагательств – звоните или пишите в чат/мессенджер.

5) Не ставьте во все сообщения требование подтвердить получение. Эта функция должна использоваться только тогда, когда есть вероятность, что адресат может не получить письмо (что бывает не так уж часто, честно говоря).

6) Не ставьте везде пометку “Высокая важность”. Наличие такой пометки в каждом письме не сделает Вас важной шишкой в глазах коллег. Эффект будет обратный. Когда Вы отправите действительно значимое письмо, всего его просто проигнорируют, так как привыкли к Вашим бесконечным “важным” письмам.

7) Не делайте вложение, если можно дать ссылку. В большинстве случаев ссылка на файл, лежащий в общей локальной сети предпочтительнее, чем вложение этого файла в письмо.

Особенно, если документ большой (например, сложная таблица Excel). Со ссылкой работать проще, чем с вложением (да, для многих пользователей это проблема). К тому же, такое письмо не занимает место в почтовом ящике.

Но ссылку лучше давать на копию файла, чтобы получатель ничего не сломал в оригинале.

8) Не удаляйте адресатов из общей переписки. Если переписка запущена не Вами и Вы в ней не Big Boss, то не стоит удалять адресатов при очередном ответе. Раз их туда добавили – значит они там нужны. К тому же, это может повлиять на работу правил в почтовых клиентах коллег (многие создают правила по адресатам на отдельные переписки).

9) Не жмите всегда “Ответить всем”. Очень часто в общей переписке Вам нужно ответить какую-то мелочь, обратиться к кому-то лично или перекинуться идеей с парой коллег. В таких случаях научитесь различать кнопки “Ответить” и “Ответить всем”. Будьте уважительны, не рассылайте на всех подряд лишние письма. Перед ответом дважды подумайте, какую кнопку стоит нажать.

10) НЕ ВКЛЮЧАЙТЕ CAPS LOCK! ЭТО ЖУТКО БЕСИТ!

Несмотря на всю очевидность и разумность этих советов, наш опыт показывает, что пользуется ими в лучшем случае каждый пятый. Пополняйте эти светлые ряды!

Поддержать наш проект и его дальнейшее развитие можно вот здесь.

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOot

С уважением, команда tDots.ru

Источник: //zen.yandex.ru/media/id/59affb7afd96b11e8eadd771/5ac71eea256d5c1389817f3c

Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде

Может ли начальник требовать указания его в копиях всех отправляемых по работе электронных писем?

В компании переписка руководства с работниками часто ведется в электронном виде или через смс-сообщения. Принимают ли суды такие сообщения в качестве доказательства фактов, имеющих значение для разрешения трудовых споров?

Во многих компаниях переписка с работниками по электронной почте или посредством смс-сообщений уже давно сложившаяся практика. С помощью таких сообщений работодатель может давать задания работникам, знакомить их с новыми внутренними документами и уведомлять о каких-то важных для работника и работодателя событиях.

Впоследствии распечатки такой переписки могут стать важным (а иногда и единственным) доказательством в суде при рассмотрении трудового спора. На этот случай лучше подстраховаться заранее.

В частности, можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту и читать смс-сообщения, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки.

При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.

Организация электронной переписки в рабочих целях

Многим работодателям удобно направлять работникам различные задания, вопросы, а также документы, связанные с текущей работой, по электронной почте, а иногда и в смс-сообщениях или посредством таких сервисов, как Skype, WhatsApp, Viber и др.

Плюсов такой организации работы немало: электронные сообщения позволяют не только оперативно донести до работника необходимую информацию, но еще и подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение — например, служебное задание (за счет того, что сообщения сохраняются у отправителя в папке исходящих). Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе).

При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.

), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.

Во-вторых, не лишним будет предусмотреть в числе обязанностей работников проверять электронную почту с определенной периодичностью (например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены).

В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность.

Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).

Использование электронной переписки по кадровым вопросам

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.

Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте

Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде.

Например, в одном деле банк объявил выговор директору службы безопасности за то, что тот одобрил заемщику кредит, не проверив необходимые сведения о нем. Проверять эти сведения сотрудник был обязан на основании инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса.

Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания. В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной выше инструкцией.

Суд установил, что инструкция высылалась ему по электронной почте с целью ознакомления личного состава подразделения банка и в силу своей должности он был обязан и сам ознакомиться с ее содержанием (это подтверждала выписка из архива электронной переписки).

Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 по делу № 33–1126).

Запрос объяснений от работника

Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или смс-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте. При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания.

Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 Трудового кодекса соблюдены. Но в такой ситуации на электронный адрес работника лучше отправить сканированную копию документального запроса письменных объяснений (с собственноручной подписью уполномоченного лица).

Тогда суд, возможно, признает порядок назначения дисциплинарного взыскания соблюденным (определение Московского областного суда от 20.10.11 по делу № 33–23754).

Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или смс, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания (определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.14 № 33–9039).

Направление приказа о дисциплинарном взыскании

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

Это императивные правила, и в этой норме четко говорится о необходимости уведомления работника именно под роспись.

Однако в некоторых ситуациях суды не видят нарушения порядка применения дисциплинарных взысканий в случае направления работнику сканированной копии приказа (например, об увольнении) по электронной почте. Особенно если работодатель и работник находятся в разных городах.

Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора.

Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте. То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись.

Суд в иске отказал.

Правда, главным образом это произошло из-за того, что работник пропустил процессуальный срок, но попутно суд отметил, что часть 6 статьи 193 Трудового кодекса предоставляет работнику право своевременно узнать о том, что его привлекают к дисциплинарной ответственности, и направлена на обеспечение возможности своевременного обжалования действий работодателя. С учетом этого, а также принимая во внимание тот факт, что работник и работодатель находились в разных городах, суд решил, что, отправив распоряжение о наложении выговора по электронной почте, работодатель не нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 21.05.13 по делу № 33–1953/2013).

Полную версию статьи «Электронная переписка с работниками. Имеют ли доказательственную силу сообщения, направленные по e-mail и смс» читайте в №6, 2015

Источник: //zakon.ru/blog/2015/11/27/elektronnaya_perepiska_s_rabotnikami_v_kachestve_dokazatelstva_v_sude

Новости экономики и финансов СПб, России и мира

Может ли начальник требовать указания его в копиях всех отправляемых по работе электронных писем?

Каждый день вы наверняка отправляете и принимаете целую кучу электронных сообщений. Мы вас, кстати, даже учили уже правильно обращаться с электронной почтой и писать письма мечты, которые каждый будет счастлив получить.

Но прямо в вашем офисе есть один человек, который частенько не рад вашим письмам. Да что там не рад, они порой его просто бесят.

Угадайте, кто это? А это ваш босс! Но вы сильно не казнитесь, дело не лично в вас, просто его порядком подутомила переписка с сотрудниками, а все потому, что все они (и вы в том числе) пишут одно и то же.

Хоть это и не вопрос личной неприязни босса к вам, лишний раз босса лучше не бесить. А то ведь он вас и изничтожить может или как минимум сжечь до тла карьерную лестницу, по которой вы собрались ползти вверх. Так что постарайтесь избегать писем, о которых мы вам сейчас расскажем.

Предвестники паранойи

Переписка с боссом – это очень важно. Если он не получит от вас какое-то долгожданное письмо, то жизнь ваша в тот же момент оборвется и босс к этому уж точно приложит руку. Так что уж лучше послать ему вдогонку еще восемь писем и переспросить в них, точно ли он получил ваше первое письмо, все ли вложения дошли и все ли понятно.

 Вы примерно так думаете? Ооо, как все запущенно, а вы случайно не из тех, кто по десять раз проверяет, выключен ли утюг/свет/газ? Сходите на всякий случай к доктору, пусть он вам покажет картинки с кляксами разных форм, вдруг к вам приближается паранойя.

А вы пока в любом случае поумерьте свое желание по десять раз пересправшивать в письмах, все ли в порядке.

Как быть? Вообще, если босс не получит от вас какое-то важное письмо, вы об этом узнаете, причем очень быстро.

Но если босс ваш очень уж грозен и вы опасаетесь, что в этом случае момент, когда вы узнаете о недошедшем письме, и момент вашей смерти от рук начальника могут совпасть, то попробуйте использовать уведомления о прочтении.

Или можете прямо в первом письме попросить босса подтвердить получение. А вообще, если письмо действительно важное, то может, стоит просто позвонить? Один звонок – всяко приятнее для психики начальника, чем десять уточняющих писем.

Идейные вдохновители

Наверняка вы личность творческая. Может, и не совсем творческая, но кое-какие идеи и мысли мозг ваш с завидной регулярностью производит. А раз идея есть – надо ее срочно воплотить.

Но без благословения босса ведь ничего не выйдет, то есть надо срочно поделиться с начальникам, вдруг именно ее он ждал много лет. Письмо с идеей отправлено. Ой, подождите, вот ведь еще одна идея, ммм, да она же еще прекраснее предыдущей, увидев ее, босс точно с ума сойдет от счастья.

Ну да ничего, можно отправить ее следом. Ааа, вот еще одна идея, ох, да она же просто гениальна! И ее вдогонку можно послать следующим письмом. В общем-то, все круто, вы – молодец, делитесь важными и, возможно, мудрыми мыслями, но вот в чем беда: вы такой «идейный» не один.

Босс уже действительно сходит с ума, и вовсе не от счастья. Он даже подумывает сменить адрес электронной почты и впредь держать его в тайне от самых «творческих» подчиненных.

Как быть? Это классно, что идеи вас атакуют с такой завидной периодичностью. Но продолжать «идейную» атаку, перенаправляя поток сознания боссу по электронной почте, все же не стоит.

Лучше все идеи собирайте и складывайте в надежном месте, потом выбирайте из них лучшие и отправляйте начальнику в одном-единственном письме – не чаще чем раз в неделю. А еще лучше дождаться специально предназначенного для выдвижения предложений мероприятия – совещания, например, какого-нибудь.

Наверняка такие проводятся вашей компании достаточно часто. И чтобы вы знали, на них как раз и нужно делиться идеями, а не спать, как вы обычно делаете.

Копия копии копии еще одной копии

«Все вокруг кажется таким далеким, копией, снятой с копии, сделанной с еще одной копии», – говорил герой «Бойцовского клуба». Он, правда, говорил про бессонницу, но вообще-то это можно отнести ко всем происходящему в мире, особенно в офисном.

В век информации всем вдруг как-то стало очень страшно, что эта самая информация куда-нибудь пропадет, исчезнет, останется незамеченной. Поэтому ее все копируют и множат, в общем, подстраховываются. Вот и с электронными письмами та же история, многие считают, чем больше людей поставить в копию, тем лучше.

Ну а уж босса отметить в строчке «копия» – это святое. Оно и понятно, это ведь добавляет вашему письму такой важности, никто не посмеет его игнорировать, узнав, что босс тоже это читает.

А теперь представьте, каково ему получать этот ворох писем, совершенно его не касающихся, да он даже не понимает, о чем они! Так, для вашего сведения: босс не в курсе всего, что творится в его компании, более того, он и не хочет быть в курсе, просто хочет, чтобы все работало хорошо.

Как быть? Для начала попытайтесь осознать, что ставить в копию босса в каждом отправленном письме совсем не обязательно. Есть и другие способы добиться от коллег или поставщиков своевременного выполнения своих обязанностей. Попробуйте, например, силу убеждения.

А уж если в копию босса поставить все же необходимо – делать нечего, ставьте. Только не забудьте следом отправить письмо с пояснениями, что это за бред вы ему отправили.

Например, это компания А, которая должна нам 80 млрд рублей, которые я пытаюсь выбить, поставив вас в копию и повысив таким образом авторитетность и грозность своего письма.

Кажется, все, теперь ваши письма точно не заставят босса вас возненавидеть и уничтожить вместе с трудовой. Но все же сильно не расслабляйтесь, еще множество ваших действий может вызвать лучи гнева со стороны начальника. Вот на всякий случай почитайте, вспомните, за что еще он может вас презреть.  

Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter

Обсуждаем новости здесь. Присоединяйтесь!

Источник: //www.dp.ru/a/2015/05/14/Pisma_kotorie_besjat_vash

ПравосудиеЕсть